La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.
Programación
Una de las tareas más comunes en la administración es la de programar y hacer seguimiento a una serie de acontecimientos, la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de las necesidades de la organización de que se trate, de el o los usuarios y de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen:
- Acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras.
- Recursos humanos disponibles para trabajar en las diversas tareas.
- Incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea.
- Ordenación de las tareas para satisfacer los plazos.
- Interferencia entre múltiples proyectos, para satisfacer distintos requerimientos simultáneos.
- Interferencia de datos bidireccionales
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt nos permite ver fácilmente cuándo deben empezar.
Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt.
La gráfica de Gantt: es una gráfica de barras utilizada para programar recursos incluyendo los insumos del sistema administrativo, recursos humanos, maquinarias. En el eje horizontal está el tiempo y en el vertical los recursos.
Esta gráfica es de gran utilidad para los gerentes. En primer lugar los gerentes pueden utilizarla para saber cómo se están utilizando los recursos, cuáles de ellos están contribuyendo a la productividad y cuáles no.
A través de la gráfica puede determinarse qué recursos no se utilizan en periodos específicos y de acuerdo a esto darles otros usos laborales o de producción, esta sirve además para establecer estándares de producción realistas de los trabajadores.
La idea de la gráfica de Gantt es sencilla. En esencia es una gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las barras muestran la producción tanto planificada como real, durante cierto periodo. Muestra visualmente cuando se supone que deben realizarse las tareas y las compara contra el avance real de cada cosa. Es una herramienta sencilla pero importante que permite a los gerentes detallar con facilidad que es lo que falta hacerse para terminar una tarea o un proyecto, y evaluar si una actividad está adelantada, a tiempo, atrasada o de acuerdo con el programa.
La gráfica consta de dos columnas básicas de actividades y tiempo (medido en días, semanas o meses según requerimientos del usuario)
La representación gráfica de las actividades programa se hace a través de las siguientes barras:
La longitud de la barra es proporcional al tiempo de duración de la actividad programada.
Pasos para la elaboración del Diagrama de Gantt
1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.
2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.
3. Describir quien ejecutará cada actividad, cómo, con qué recursos y en qué comento. (Actividades y secuencia).
4. Determinar el tiempo de duración de cada actividad.
5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilización de barras de tamaño proporcional a su duración.
6. Después de elaborar el gráfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las actividades programadas con relación al cumplimiento de las actividades ejecutadas.
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