Introducción

El blog se ha convertido en una de las principales herramientas del mundo tecnológico actual, es por eso  que en los presentes artículos,  conocerás las principales herramientas para la administración y elaboración de proyectos.

La administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que  es usada en una gran variedad de campos desde las más grandes industrias hasta las pymes  y telecomunicaciones  ya sean públicas o privadas.

Por esta razón la administración de proyectos es importante porque ofrece nuevas alternativas de crecimiento a la organización, ya que te ayuda a planear los proyectos  para un mejor funcionamiento y te evita perdidas.

4.1 La Administración y Colabooración de un Proyecto.

PROYECTO: Serie de actividades relacionadas entre sí, que están dirigidas hacia un resultado común y cuyo desempeño requiere un periodo significativo.

"Decide si el objetivo vale la pena los riesgos que vas a correr. Si es así,deja de preocuparte"

ADMINISTRACION DE PROYECTOS: Es la planeación, dirección y control de recursos (personas, equipos, materiales) para cumplir con las restricciones técnicas (PARAMETROS) (ESPECIFICACIONES DE CALIDAD), de costo (PRESUPUESTO)  y de tiempo (PLAN) de un proyecto.

Característica

1. RELEVANTES E IMPORTANTES
2. DURACION LIMITADA
3. REQUIEREN RECURSOS PARCIALES DE LA ORGANIZACIÓN
4. OCURREN EN UN MOMENTO DETERMINADO PARA MEJORAR, AMPLIAR O REALIZAR UN NUEVO NEGOCIO
5. SURJEN DE PROBLEMAS U OPORTUNIDADES
6. EXISTE UN “ADMINISTRADOR DEL PROYECTO”. COORDINA AL PERSONAL PARA SATISFACER AL CLIENTE.

TIPOS DE PROYECTOS	CARACTERISTICAS	VENTAJAS	DESVENTAJAS
PURO	EQUIPO AUTONOMO TRABJAN EN EL PROYECTO TIEMPO COMPLETO	AUTORIDAD PLENA UNIDA DE MANDO COMUNICACIÓN FLUIDA MOTIVACION	DUPLICACION DE RECURSOS EQUIPO ALEJADO RETRASO POR INESTABILIDAD
FUNCIONAL	ALBERGA AL PROYECTO DENTRO DE LOS DIVISION FUNCIONAL	VARIOS PROYECTOS MARCO REFERENCIA ASCENSO VERTICAL SINERGIA	BAJA MOTIVACION LENTITUD CLIENTE POSTERGADO
DE MATRIZ	COMBINACION DE LOS ANTERIORES	MEJOR COMUNICACIÓN MINIMA DUPLICACION DE RECURSOS	HAY 2 JEFES SUBTIMACION NEGOCIACION

         

4.2 El manejo de Portafolios de Proyectos

¿QUE ES UN PORTAFOLIO?

Es una técnica usada para explorar oportunidades de inversión con el objetivo de sensibilizar las oportunidades que maximizar el valor de la inversión.

Un  portafolio debe reflejar la intención y dirección estratégica de una organización o individuos es donde se identifican las oportunidades se toman las decisiones de inversión y se asignan los recursos.

¿Qué es un portafolio de proyectos?

Es  una colección de proyectos - programas, y otro tipo de labor el cual es agrupado el manejo efectivo del trabajo orientado a conseguir metas estratégicas de negocio.

La Administración del Portafolio de Proyectos, también conocido en Ingles como Project Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo designado a ayudar a una organización a adquirir y ver información acerca de todos sus proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc. Los objetivos son variados:

1) identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos objetivos de negocios.

2) Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio.

3) desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección de proyectos como un todo.

Los portafolios pueden contener proyectos y programas. Estos proyectos y programas no necesariamente deben estar interrelacionados o directamente relacionados. La importancia de lograr la excelencia de una apropiada Administración del portafolio de proyectos en la organización donde se está implementando radica en la directa comunicación de la oficina estratégica, y la oficina de proyectos (PMO)

Parte de la funciones de una PMO es poner en práctica las áreas de conocimiento del Project Management representadas en el gráfico en color azul, e interactuar con las responsabilidades que están dentro de su alcance en la organización.

No existe un número ideal de integrantes en una PMO, esto depende de la cantidad de proyectos que estén a su cargo y de la complejidad de los proyectos. Puede haber una variada modalidad de trabajo, por ejemplo que la PMO funcione como “Consultoría” de los coordinadores de proyectos que dependen de otra gerencia, y la PMO brinde soporte metodológico y capacitaciones.

Otra modalidad es que la PMO sea responsable de toda la cartera de proyectos, definición de estándares de calidad, políticas y medición de performance de PM.

O que cumpla una modalidad mixta (consultoría y responsable de la cartera de proyectos) teniendo a su cargo toda la responsabilidad de la gestión de recursos y proyectos.

En conclusión la oficina de gestión de proyectos (PMO) es un punto estratégico en el área de tecnología (cuando es explotada correctamente) y un posible semillero de futuros líderes, ya que la experiencia adquirida en ella es muy valiosa para el Management de TI.

En mi opinión una mayor interrelación con el área financiera de la organización podría cambiar la perspectiva de la PMO, y pasar a ser un complemento estratégico de la empresa y no solo un área de servicio para TI. Sería ideal que los profesionales de la PMO cuenten no solo con conocimiento y experiencia en gestión de proyectos, como sucede en la actualidad, sino que la organización podría encontrar valor agregado, si éstos profesionales poseen además, una formación en administración de empresas, logrando de ésta manera tener la distinción de observar e interpretar las necesidades del negocio con una visión de largo plazo

¿Qué es la Gestión de portafolio?

La gestión del portafolio es un conjunto  integrado de procesos clave, los cuales  cuando son aplicados consistentemente permiten al negocio seleccionar y ejecutar inversiones para obtener un mayor valor También es el manejo centralizado de uno o más portafolios y envuelven la identificación,  priorizan, autorización, gestión y control de proyectos programas y otros trabajos relacionados para alcanzar las metas estratégicas de negocios.

Una organización gestiona de forma efectiva su portafolio de proyectos cuando los proyectos que forman el portafolio cumplen tres condiciones:

• Están alineados estratégicamente.
• Maximización de valor.
• El conjunto de proyectos está balanceado

Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos

 El proceso para la gestión de proyectos que hoy proponemos es válido para cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado para los proyectos it o de ingeniería.

Puedes profundizar en este proceso a través de la Guía de recomendaciones para la definición de un proceso de gestión de proyectos.

1. Análisis de viabilidad del proyecto

Es la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

1. Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
2. Análisis previo del alcance del proyecto.
3. Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
4. Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.

Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa.

Las actividades clave en esta etapa son:

• nálisis del alcance del proyecto.
•   Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
•  Definición del plan de proyecto.
• Negociación del contrato.

Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los términos del acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar.

Las actividades principales de esta etapa son:

• Establecimiento del entorno de trabajo.
• Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
• Ejecución de las tareas planificadas.

• Gestión de las peticiones de cambio.
• De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto, y por desgracia también una de las más denostadas.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

• Seguimiento de tareas e hitos planificados.
• Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
• Gestión de incidencias.
• Generación de informes de seguimiento.

 5. Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.

DIFERENCIA ENTRE LA GESTIÓN DE PROYECTOS A GESTIÓN DE PORTAFOLIOS.

Ø métricas de beneficio financiero

Ø  iniciativa de recursos

Øesfuerzos redundantes dependientes y conflictos  alineación de estrategias.

Los componentes  de portafolio deben ser revisados y validados en relación con los siguientes aspectos:

• Alimentación de componentes con la estrategia corporativa
• Diabilidad de los componentes en base a los indicadores
• Valor y relación con los componentes de otros portafolios.
• Recursos disponibles y prioridades del portafolio.
• Adicciones y eliminaciones de componentes del portafolio.

4.3 La Administración de Recursos

La administración de recursos, por lo tanto, consiste en el manejo eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan la satisfacción de los intereses.

Las personas, el dinero, la tecnología y hasta el tiempo pueden ser considerados, según el contexto, como recursos susceptibles de ser administrados. La correcta asignación de funciones de cada uno de estos recursos ayudará a que la operatoria de un conjunto sea más eficiente.

4.3.1 HUMANO

Son  conocidos como SARH Y SIRH , forman una interfaz entre la gestión de R.H y el tratamiento de los datos para integrarlos en un sistema de gestión

Objetivos de los Sistemas de información de RH (SIRH)

Existen 2 objetivos básicos para el sistema de información: 1- Reducir costos y tiempo de procesamiento de información y el 2- Brindar soporte para la decisión (ayudar a los gerentes de línea y a los empleaos a tomar mejores decisiones)

De este modo el SIRH puede estar destinado a los Especialistas de Rh, Alta Dirección, Gerentes de línea, y los empleados en General. Casi siempre está destinado a todos estos usuarios de manera simultánea. El acceso de la información se logra a través de terminales distribuidos en la organización.

Al montar el SI se debe de tomar en cuenta el concepto del ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad.

El concepto de ciclo operacional localiza series de eventos temporales dentro de una organización y permite identificar un punto inicial y uno final conectados entre sí por series de eventos. Especificados los puntos los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para una parte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso de decisión está perfectamente definida.

Mientras que los sistemas Tradicionales de información consistían en sistemas cerrados que abarcan solo los flujos mas importantes de la información formal , el enfoque del sistema abierto procura establecer un conjunto programado de normas de decisión para aplicarlas a un gran volumen de tipos repetitivos de transacciones entre participantes .

Después de especificadas, cualquier persona puede administrar estas normas durante las actividades cotidianas, dejando en la libertad a la administración para dedicar sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. Toda administración por sistemas se apoya en la planeación e implementación de un sistema Integrado de información que ahorre tiempo a las personas.

El SI VA DESTINADO A:

S. I. Destinado al ARH

S. I. Destinado a Gerentes de línea

S. I. Destinado a empleados

Sistema de Información destinado al ARH

Es el Sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas .Por consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las

necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre:

v     Planeación Estratégica,

v     Formulación de objetivos y programas de acción.

v    Registros controles de personal para efectos de pago de nomina, ausencias, retrasos, disciplina.

v Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento desempeño, higiene, seguridad en un tipo de trabajo, área médica.

4.3.2 MATERIALES

DEFINICIÓN DE RECURSOS MATERIALES:

Son el conjunto de máquinas , equipos, herramientas u objeto de cualquier clase, necesarios para el desempeño diario de las actividades de los trabajadores de una unidad económica , con la finalidad de generar bienes o servicios a satisfacer a los consumidores.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

• Planeación y control de materiales.
• Compras internacionales
• Compras locales
• Tráfico
• Almacén
• Control de calidad.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES.

A) NECESIDADES Conocer las necesidades de recursos materiales, así como de los servicios generales, infraestructura y equipamiento que se requieran en la EMPRESA.

B) GESTIÓN Gestionar la adquisición de los materiales, mobiliario equipo, refacciones y artículos en general que se requieran .

C) SUPERVISAR Proporcionar y supervisar los servicios de intendencia en cada una de las áreas de la EMPRESA.

D) ADQUISICIÓN DE MATERIALES, SUMINISTRO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO Realizar la detección de necesidades de recursos materiales y equipo, así como proporcionar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.

E) ORGANIZACIÓN Organizar e implantar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones así como establecer las estrategias pertinentes que permitan la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la empresa.

IMPORTANCIA DEL RECURSOS MATERIALES.

El éxito o fracaso de cualquier empresa o proyecto  depende del departamento de recursos materiales, ya que este se encarga de gestionar, supervisar y controlar la existencia de los recursos materiales tangibles y no tangibles e insumos de la empresa necesarios para el buen funcionamiento de la misma.

Está íntimamente relacionado con los  departamento de ventas y producción; en relación con los pronósticos de los mismos, ya que es importante calcular las cantidades exactas de los pedidos de material para evitar tanto un desabasto como el excedente del mismo.

Son el conjunto de máquinas , equipos, herramientas u objeto de cualquier clase, necesarios para el desempeño diario de las actividades de los trabajadores de una unidad económica , con la finalidad de generar bienes o servicios a satisfacer a los consumidores.

Objetivo de administración de materiales es aplicar la llamada regla de oro

“Lograr su máxima productividad con el mínimo de recursos”

METODO PARA LA OPTIMAZACION EN  EL CONTROL DE MATERIALES

El Método MRP (Material Requirment Planning) se obtiene la optimización la cual busca Lograr la máxima productividad y rendimiento de los recursos

Es un sistema que  incluye un programa maestro.

Una lista de materiales.

El flujo del proceso o sus etapas.

El requerimiento bruto o la cantidad total necesaria de materiales.

Los requerimientos netos y la cantidad de materiales que deben comprarse.

El sistema genera la lista de materiales con base en el calendario de producción de la empresa.

La lista de materiales específicos, la cantidad y tiempo de requisición de cada material.

La efectividad de la aplicación de este sistema permite el mantenimiento suficiente de la cantidad y calidad de los materiales, evitando las pérdidas.

4.3.3 El Tiempo

Se define como la manera de ser y forma de vivir en la actualidad. Por lo que es considerado el recurso más importante en la administración de un proyecto.

Una de las claves para dimensionar este recurso es sacarlo del análisis convencional y ponerlo como parte de la visión estratégica como un recurso más que requiere ser gestionado. El potencial del mismo se empieza a visualizar cuando desde aquella visión empezamos a entender que en definitiva cualquier servicio y/o producto que comercializamos va estar relacionado con las horas de las personas y/o equipos utilizados en dichos procesos influenciando así sobre el costo de dicho producto y/o servicio. Por lo que cualquier pérdida de tiempo o mala administración de dicho recurso impacta directamente en nuestros ingresos y por ende en el futuro del negocio.

Concepto del Tiempo como un Recurso

El tiempo es uno de los recursos más escasos dentro de cualquier organización y a pesar de ello, uno de los que se desperdician con más frecuencia. El tiempo es el único activo irrecuperable común a todas las empresas, por ende es un recurso crítico, cuando se utiliza, se gasta, y nunca más volverá a estar disponible en el mismo momento ni al mismo costo.

Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo o compensarse, pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo. A pesar de que este recurso es extremadamente valioso por que va directo al agregado de valor, es uno de los activos que en las empresas se maneja con poco cuidado y ello puede ser así porque el tiempo no aparece en los cuadros de pérdidas y ganancias o porque parece ser gratis. Pero si está claro que El Tiempo es un activo administrable, y dependiendo de la manera que lo hagamos puede generar la diferencia de una buena gestión.

4.4 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.

IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.

Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

Programación

Una de las tareas más comunes en la administración es la de programar y hacer seguimiento a una serie de acontecimientos, la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de las necesidades de la organización de que se trate, de el o los usuarios y de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen:

• Acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras.
• Recursos humanos disponibles para trabajar en las diversas tareas.
• Incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea.
• Ordenación de las tareas para satisfacer los plazos.
• Interferencia entre múltiples proyectos, para satisfacer distintos requerimientos simultáneos.
• Interferencia de datos bidireccionales

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt nos permite ver fácilmente cuándo deben empezar.

Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt.

La gráfica de Gantt: es una gráfica de barras utilizada para programar recursos incluyendo los insumos del sistema administrativo, recursos humanos, maquinarias. En el eje horizontal está el tiempo y en el vertical los recursos.

Esta gráfica es de gran utilidad para los gerentes. En primer lugar los gerentes pueden utilizarla para saber cómo se están utilizando los recursos, cuáles de ellos están contribuyendo a la productividad y cuáles no.

A través de la gráfica puede determinarse qué recursos no se utilizan en periodos específicos y de acuerdo a esto darles otros usos laborales o de producción, esta sirve además para establecer estándares de producción realistas de los trabajadores.

La idea de la gráfica de Gantt es sencilla. En esencia es una gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las barras muestran la producción tanto planificada como real, durante cierto periodo. Muestra visualmente cuando se supone que deben realizarse las tareas y las compara contra el avance real de cada cosa. Es una herramienta sencilla pero importante que permite a los gerentes detallar con facilidad que es lo que falta hacerse para terminar una tarea o un proyecto, y evaluar si una actividad está adelantada, a tiempo, atrasada o de acuerdo con el programa.

La gráfica consta de dos columnas básicas de actividades y tiempo (medido en días, semanas o meses según requerimientos del usuario)

La representación gráfica de las actividades programa se hace a través de las siguientes barras:

La longitud de la barra es proporcional al tiempo de duración de la actividad programada.

Pasos para la elaboración del Diagrama de Gantt

1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos.

2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.

3. Describir quien ejecutará cada actividad, cómo, con qué recursos y en qué comento. (Actividades y secuencia).

4. Determinar el tiempo de duración de cada actividad.

5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilización de barras de tamaño proporcional a su duración.

6. Después de elaborar el gráfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las actividades programadas con relación al cumplimiento de las actividades ejecutadas.